Planilhas ou CRM??? Já passou da hora de você abandonar as planilhas! CRM já!

Você ainda usa o EXCEL e suas planilhas para administrar toda sua empresa? Seus clientes? Suas vendas? Então este artigo é pra você!

Se você é um expert das planilhas, fez o curso do office e aprendeu que o melhor sistema de controle e gestão do mundo é o EXCEL, você deve repensar seus conceitos. O mundo moderno já não comporta o uso de planilha para administrar empresas. O nível de integração e comunicação atual te exige muito controle de dados, feedbacks, follow-up, etc.

O Excel já nos acompanha há muito tempo e todo mundo se acostumou a usá-lo pra resolver qualquer coisa. É comum vermos os profissionais da área administrativa ou contábil casados com ele. E a utilização é inúmera. Desde cadastros básicos de clientes, controle de vendas, fluxo de caixa, conferência de pagamentos à gestão avançada de filiais e etc.

Mas não se sinta tão mal. O Excel tem sua importância e tudo que você fez nele também. Tem muita coisa que sistema grande não faz que o nosso amado Excel segura as pontas. A boa notícia é que quase a totalidade dos sistemas no mundo importam planilhas.

Bom, pra você se convencer da importância que um sistema tem e o quanto ele é mais eficiente que o controle das antigas no Excel, vou relacionar OITO MOTIVOS PRA VOCÊ MUDAR.

Existem diversos sistemas de CRM e Gestão no mercado capazes de te ajudar a controlar melhor sua carteira de clientes, processos e operacional.

Motivo 1. Planilhas não nasceram para serem multiusuário

Usar uma planilha num ambiente compartilhado é um caos. Difícil de acessar, de compartilhar, de atualizar, de saber se quem edita está usando a versão correta do arquivo, se alguém mexeu sem autorização, se apagou algo ou se “desconfigurou” tudo.

Ainda que hoje haja soluções em nuvem para compartilhar documentos, isso não vai resolver seus problemas.

Estatísticas, dados, gráficos e outras funcionalidades têm de ser configuradas manualmente, gastando suas preciosas horas que deveriam estar focadas na sua atividade fim.

Importante dizer que você ou sua empresa só terá as informações gerenciais que o gestor exige se dentro da organização haja o “expert” de Excel. Caso contrário, terá apenas uma lista de nomes, telefones e endereços difícil de de acessar e de atualizar.

Motivo 2. Follow-up ZERO

Ter uma lista centralizada de contatos é o mínimo que se espera de um sistema de CRM e o máximo que muitos conseguem com um cadastro de clientes no Excel.

O relacionamento atual com o cliente te EXIGE follow-up. Ou seja, você precisa retornar com alguma frequência o contato com o cliente. Oferecer opções. Vender novos produtos. Felicitá-lo por seu aniversário. E por aí vai. Sistemas de CRM modernos conseguem gerenciar esses tipos de fluxos. Te alertam de novos contatos. Quantos negócios não são perdidos porque um vendedor esqueceu de retornar um telefone ou enviar um e-mail? Isso é importantíssimo ter em sistema!

Motivo 3. Gestão da carteira de clientes

Na sua planilha, te desafio a verificar facilmente dos leads (possíveis clientes) ou clientes estão somente pesquisando sobre sua empresa, quantos já se interessaram de verdade por algum produto ou serviço, qual o número deles que pediram orçamentos e qual o montante de clientes que estão analisando de fato uma proposta? Pior ainda, quantos estão em cada fase do funil de vendas?

Se você souber tudo isso, como um bom sistema de CRM costuma proporcionar, é possível calcular quantos telefonemas um vendedor precisa fazer em média para fechar um negócio ou até mesmo prever uma estimativa de quantos contratos serão fechados até o fim do mês.

E aí? Consegue saber tudo isso?

Motivo 4. O que seus vendedores estão fazendo neste exato momento?

Quando você chega no escritório sabe exatamente o que vai acontecer no dia? No meio do dia, você sabe o que já foi feito e o que não foi feito? Se não foi feito algo, você sabe exatamente o porquê de não ter acontecido? Bom, infelizmente as planilhas não comportam esse tipo de controle. E se você quiser, vai ter que gastar boas horas desenvolvendo novas planilhas, relatórios, macros e outros controles auxiliares que não são simples de serem desenvolvidos. Novamente você vai precisar do “expert” pra desenrolar a situação. Sistemas de CRM permitem isso, de forma interativa e colaborativa, sem necessidade de tanto trabalho ou enviar e-mails.

Motivo 5. Acesso móvel

Agora vamos imaginar onde estão os seus vendedores agora! Onde estão? Podem estar em qualquer lugar é a resposta. Imagine que seu vendedor acabou de fechar uma venda. Com ajuda de um dispositivo móvel, seja um tablet, smartphone ou notebook, ele já pode atualizar os dados no sistema, permitindo não só que você conheça sua performance em tempo real, mas tome outras providências, como atualizar o fluxo de caixa ou solicitar mais unidades de determinado produto para a linha de produção.

Motivo 6. Controle de Metas

A dura tarefa de controlar metas é um desafio até mesmo pra sistemas. Mas isso não nenhum pouco difícil se compararmos a ginástica que deve ser feita pra controlar isso por planilhas. Com um bom software de gestão do relacionamento com o cliente é possível verificar com facilidade quais vendedores atingiram suas metas e, mais que apenas ver quem vendeu mais, você poderá descobrir quem fez mais visitas, telefonemas, reuniões, enviou mais orçamentos, propostas e diversos outros parâmetros que podem ajudar não só a premiar quem trabalha mais, como a definir estratégias e planos de vendas, entendendo quais ações estão gerando mais fechamentos de negócios. Sem isso é impossível ter visão de onde estão as vendas e o quanto falta pra chegar no padrão que a empresa precisa.

Motivo 7. Trabalho colaborativo e resultados

Com um sistema centralizado todos na equipe estão sempre em contato entre si e contam com as últimas informações atualizadas. Assim, criar e enviar propostas, orçamentos ou atender chamados de clientes se tornam tarefas muito mais ágeis e colaborativas, trazendo mais satisfação aos clientes e melhores resultados para o seu negócio. Quando você obtém a resposta de forma rápida até o cliente se sente melhor atendido.

Motivo 8 – Quando o arquivo corrompe o que você faz?

Bom, hoje com algumas soluções em nuvem é difícil acontecer, porém é algo que acontece com empresas que usam arquivos físicos em suas máquinas ou redes. Se isso acontecer, nem a Microsoft se compromete. E isso é algo GRAVE se você não tem o “expert” do TI pra te ajudar a configurar backup, nuvem, etc. Então não se iluda. Os sistemas de CRM normalmente possuem rotinas automáticas de backup e a restauração das informações são normalmente simples.

Bom, o que achou? Ainda existe motivo pra se arriscar? Não fique parado no tempo! Os OITO MOTIVOS são suficientes pra te convencer? Ainda devem existir mais uma dúzia de motivos. Adote um CRM e profissionalizar o relacionamento com clientes e vendedores é URGENTE! CRM neles!

Eu sou Rafael Alcemar, consultor de crédito consignado e vendas e estou aqui pra lhe ajudar a resolver os problemas da sua empresa. Vamos conversar?